حسابداری فروشگاه کوچک را از کجا شروع کنیم؟ از ثبت کالا تا گزارش سود و زیان
منبع: https://rasanika.com
برای شروع حسابداری فروشگاه کوچک لازم نیست از همان ابتدا وارد جزئیات پیچیده حسابداری شوید. مسیر عملی این است: ابتدا اطلاعات فروشگاه و موجودی فعلی را ثبت کنید، سپس کالاها و طرفحسابها را تعریف کنید، خرید و فروش را با فاکتور ثبت کنید، دریافتها و پرداختها را جداگانه کنترل کنید و در نهایت از گزارشهای موجودی و سود و زیان برای بررسی وضعیت واقعی فروشگاه استفاده کنید.
اگر این زنجیره از ابتدا منظم باشد، پاسخدادن به سؤالهایی مثل «چقدر فروختهام؟»، «چقدر طلب دارم؟»، «به چه کسانی بدهکارم؟»، «کدام کالا رو به اتمام است؟» و «این ماه واقعاً سود کردهام یا نه؟» سادهتر میشود.
در ادامه این مسیر را مرحلهبهمرحله با مثالهای عددی فرضی بررسی میکنیم.
حسابداری فروشگاه کوچک دقیقاً شامل چه کارهایی است؟
حسابداری فروشگاهی فقط یادداشتکردن مبلغ فروش روزانه نیست. برای داشتن تصویر قابلاستفاده از وضعیت فروشگاه باید چند جریان اصلی را در کنار هم ثبت و کنترل کنید:
چه کالاهایی خریدهاید و با چه قیمتی؟
چه کالاهایی فروختهاید و با چه مبلغی؟
از هر کالا چند واحد موجود دارید؟
مشتریان چقدر به شما بدهکارند؟
شما چقدر به تأمینکنندگان بدهکارید؟
چه مبالغی واقعاً وارد صندوق یا حساب بانکی شده است؟
چه هزینههایی داشتهاید؟
حاصل نهایی فعالیت فروشگاه سود بوده یا زیان؟
اگر فقط فروش را ثبت کنید، گردش فروش را میبینید؛ اما هنوز نمیدانید چه مقدار از آن فروش واقعاً به سود تبدیل شده است.
برای همین بهتر است حسابداری فروشگاه را به این ترتیب پیش ببرید:
ثبت اطلاعات پایه فروشگاه
ثبت کالاها و موجودی اولیه
تعریف مشتریان و تأمینکنندگان
ثبت خرید
ثبت فروش
ثبت دریافتها و پرداختها
کنترل موجودی، مطالبات و بدهیها
بررسی گزارش سود و زیان
مرحله اول: اطلاعات پایه فروشگاه را مشخص کنید
قبل از صدور اولین فاکتور، اطلاعات پایه کسبوکار را تنظیم کنید.
این اطلاعات معمولاً شامل مشخصات هویتی و تماس فروشگاه، تاریخ شروع سال مالی و تنظیمات شمارهگذاری فاکتورهاست.
سال مالی یعنی بازهای که رویدادهای مالی یک دوره در آن ثبت و گزارش میشوند. مشخصبودن تاریخ شروع سال مالی کمک میکند گزارشهای حسابداری مربوط به دوره درست باشند.
در رسانیکا میتوانید اطلاعات هویتی، قانونی و تماس کسبوکار را ثبت کنید، تاریخ شروع سال مالی را تعیین کنید و برای شماره فاکتورها پیشوند مشخص کنید.
اگر بیش از یک فعالیت یا کسبوکار مستقل دارید، امکان ایجاد چند فضای حسابداری مستقل نیز وجود دارد؛ بنابراین اطلاعات کسبوکارهای مختلف لازم نیست با یکدیگر ترکیب شوند.
برای آشنایی بیشتر با امکانات مرتبط میتوانید صفحه نرمافزار حسابداری آنلاین رسانیکا را بررسی کنید.
مرحله دوم: کالاها را قبل از شروع ثبت فروش تعریف کنید
یکی از پایههای حسابداری فروشگاهی، تعریف درست کالاهاست.
فرض کنیم یک فروشگاه سه قلم کالا دارد. اعداد زیر کاملاً فرضیاند و فقط برای آموزش استفاده میشوند:
کالای الف: قیمت خرید ۲۰۰ هزار تومان، قیمت فروش ۲۸۰ هزار تومان
کالای ب: قیمت خرید ۴۰۰ هزار تومان، قیمت فروش ۵۵۰ هزار تومان
کالای ج: قیمت خرید ۱۲۰ هزار تومان، قیمت فروش ۱۸۰ هزار تومان
برای هر کالا بهتر است حداقل اطلاعات زیر مشخص باشد:
نام کالا
شناسه کالا در صورت نیاز
واحد شمارش
قیمت خرید
قیمت فروش
موجودی اولیه
نقطه سفارش
نقطه سفارش چیست؟
نقطه سفارش سطحی از موجودی است که وقتی تعداد کالا به آن میرسد، باید خرید مجدد آن را بررسی کنید.
برای مثال، اگر کالای الف سریع فروش میرود، ممکن است نقطه سفارش آن را ۱۰ عدد تعیین کنید. وقتی موجودی به ۱۰ عدد برسد، زمان بررسی خرید بعدی فرارسیده است.
در رسانیکا میتوانید کالا و خدمت تعریف کنید، قیمت خرید و فروش، واحد، موجودی اولیه و نقطه سفارش را ثبت کنید و برای کالاهای موردنظر کنترل موجودی را فعال کنید.
مرحله سوم: موجودی اول دوره را دقیق ثبت کنید
یکی از اشتباهات رایج در شروع حسابداری فروشگاه این است که ثبت اطلاعات از فروش امروز آغاز میشود، در حالی که موجودی فعلی فروشگاه وارد نشده است.
فرض کنید در روز شروع استفاده از سیستم این موجودی را دارید:
۲۰ عدد کالای الف با بهای خرید هر عدد ۲۰۰ هزار تومان
۱۰ عدد کالای ب با بهای خرید هر عدد ۴۰۰ هزار تومان
۳۰ عدد کالای ج با بهای خرید هر عدد ۱۲۰ هزار تومان
ارزش فرضی موجودی اولیه:
کالای الف:
۲۰ × ۲۰۰,۰۰۰ = ۴,۰۰۰,۰۰۰ تومان
کالای ب:
۱۰ × ۴۰۰,۰۰۰ = ۴,۰۰۰,۰۰۰ تومان
کالای ج:
۳۰ × ۱۲۰,۰۰۰ = ۳,۶۰۰,۰۰۰ تومان
جمع ارزش موجودی اولیه:
۴,۰۰۰,۰۰۰ + ۴,۰۰۰,۰۰۰ + ۳,۶۰۰,۰۰۰ = ۱۱,۶۰۰,۰۰۰ تومان
اگر این موجودی اولیه ثبت نشود، گزارش تعداد و ارزش کالاها از همان نقطه شروع با واقعیت فروشگاه فاصله خواهد داشت.
مرحله چهارم: مشتریان و تأمینکنندگان را تعریف کنید
حتی در یک فروشگاه کوچک هم ممکن است همه معاملات نقدی نباشند.
ممکن است از یک عمدهفروش کالا را نسیه بخرید یا به یک مشتری مشخص فرصت پرداخت بدهید. در این شرایط باید معلوم باشد هر بدهی یا طلب متعلق به چه کسی است.
در حسابداری، مشتری، تأمینکننده، کارمند و سایر افرادی که با کسبوکار رابطه مالی دارند معمولاً طرفحساب نامیده میشوند.
برای هر طرفحساب بهتر است اطلاعاتی مثل موارد زیر ثبت شود:
نام و مشخصات فرد یا شرکت
اطلاعات تماس
مانده اول دوره
در صورت نیاز، سقف اعتبار
فرض کنید هنگام شروع حسابداری، ۸ میلیون تومان به تأمینکننده اصلی فروشگاه بدهکار هستید. این مبلغ باید بهعنوان مانده اول دوره ثبت شود؛ در غیر این صورت گزارش بدهی شما ناقص خواهد بود.
در رسانیکا امکان تعریف مشتری، تأمینکننده، کارمند و سایر طرفحسابها و ثبت مانده اول دوره و سقف اعتبار آنها وجود دارد.
مرحله پنجم: هر خرید کالا را ثبت کنید
بعد از ثبت اطلاعات اولیه، خریدهای جدید باید بهصورت منظم وارد حسابداری شوند.
فرض کنید ۱۰ عدد کالای الف را با قیمت هر عدد ۲۱۰ هزار تومان خریداری میکنید.
مبلغ خرید در این مثال فرضی:
۱۰ × ۲۱۰,۰۰۰ = ۲,۱۰۰,۰۰۰ تومان
اگر قبل از این خرید ۲۰ عدد از کالای الف موجود داشته باشید، پس از ثبت خرید جدید تعداد موجودی به این شکل میشود:
۲۰ + ۱۰ = ۳۰ عدد
در رسانیکا میتوانید فاکتور خرید ثبت کنید و در صورت فعالبودن کنترل موجودی، فاکتور قطعی خرید باعث گردش خودکار موجودی میشود.
خرید کالا با پرداخت پول یکی نیست
یکی از نکات مهم این است که «خرید» را با «پرداخت» یکی ندانید.
ممکن است امروز کالا را بخرید اما یک هفته بعد مبلغ آن را به تأمینکننده پرداخت کنید. در این وضعیت:
فاکتور خرید امروز ثبت میشود.
بدهی شما به تأمینکننده ایجاد میشود.
پرداخت زمانی ثبت میشود که واقعاً پول را پرداخت کرده باشید.
این تفکیک کمک میکند بدهی واقعی فروشگاه را درست ببینید.
مرحله ششم: تمام فروشها را با فاکتور ثبت کنید
برای اینکه گزارش فروش، موجودی و مطالبات قابلاستفاده باشد، فروش کالا نیز باید منظم ثبت شود.
فرض کنیم ۵ عدد از کالای الف را با قیمت هر عدد ۲۸۰ هزار تومان میفروشید.
مبلغ فروش فرضی:
۵ × ۲۸۰,۰۰۰ = ۱,۴۰۰,۰۰۰ تومان
اگر پیش از فروش ۳۰ عدد موجود داشته باشید، تعداد باقیمانده:
۳۰ − ۵ = ۲۵ عدد
در رسانیکا فاکتور فروش قطعی میتواند باعث کاهش خودکار موجودی کالایی شود که کنترل موجودی آن فعال است.
این نرمافزار امکان ثبت موارد زیر را نیز دارد:
فاکتور فروش
فاکتور خرید
برگشت از فروش
برگشت از خرید
پیشفاکتور
پیشنهاد قیمت
پیشفاکتور و پیشنهاد قیمت طبق اطلاعات محصول اثر مالی و انباری ندارند. بنابراین اگر مشتری فقط قیمت گرفته و خرید هنوز قطعی نشده است، موجودی کالا نباید به دلیل ثبت پیشفاکتور کاهش پیدا کند.
مرحله هفتم: فاکتور و دریافت پول را یکی در نظر نگیرید
فرض کنید برای مشتری فاکتوری به مبلغ ۱,۴۰۰,۰۰۰ تومان صادر کردهاید، اما مشتری فعلاً فقط ۹۰۰ هزار تومان پرداخت کرده است.
وضعیت معامله:
مبلغ فاکتور: ۱,۴۰۰,۰۰۰ تومان
مبلغ دریافتشده: ۹۰۰,۰۰۰ تومان
مانده طلب: ۵۰۰,۰۰۰ تومان
محاسبه:
۱,۴۰۰,۰۰۰ − ۹۰۰,۰۰۰ = ۵۰۰,۰۰۰ تومان
بنابراین فروش انجام شده است، اما فاکتور هنوز تسویه کامل نشده است.
در اینجا ثبت جداگانه فاکتور و دریافت پول اهمیت پیدا میکند.
خزانه در نرمافزار حسابداری بخشی است که دریافت، پرداخت، صندوق، بانک، چک و سایر روشهای جابهجایی پول در آن مدیریت میشوند.
در رسانیکا میتوان دریافت و پرداخت را به فاکتور متصل کرد تا مبلغ تسویهشده فاکتور بهصورت خودکار بهروزرسانی شود.
مرحله هشتم: صندوق، بانک و چک را جداگانه کنترل کنید
یکی دیگر از اشتباهات رایج این است که صاحب فروشگاه مجموع فروش روزانه را با پول موجود در حساب بانکی یکی بداند.
ممکن است فروشهای روز شما از چند مسیر مختلف وصول شده باشند:
نقدی
بانکی
کارت
چک
پرداخت جزئی
فروش نسیه که هنوز دریافت نشده است
برای مثال فرض کنید وضعیت فروشگاه به این شکل باشد:
مانده صندوق: ۳ میلیون تومان
مانده بانک: ۲۵ میلیون تومان
مطالبات از مشتریان: ۴ میلیون تومان
بدهی به تأمینکننده: ۷ میلیون تومان
دیدن عدد ۲۵ میلیون تومان در حساب بانکی بهتنهایی تصویر کاملی از وضعیت مالی فروشگاه نمیدهد.
داشبورد رسانیکا امکان مشاهده اطلاعاتی مانند فروش، خرید، مطالبات، بدهیها، مانده نقد و بانک و ارزش موجودی را فراهم میکند. مجموع دریافتها و پرداختها نیز قابل مشاهده است.
اگر با چک کار میکنید، فقط مبلغ چک را ثبت نکنید
برای هر چک بهتر است اطلاعاتی مثل این موارد مشخص باشد:
شماره چک
بانک
تاریخ سررسید
وضعیت چک
رسانیکا امکان ثبت شماره چک، بانک و تاریخ سررسید را دارد و وضعیت عملیات خزانه میتواند در حالتهایی مانند در انتظار، وصولشده، برگشتی و ابطال مدیریت شود.
مرحله نهم: مرجوعیها را حذف نکنید؛ ثبتشان کنید
اگر مشتری کالایی را برگرداند، بهتر است فروش قبلی را پاک نکنید.
در عوض، برگشت از فروش را بهصورت مستقل ثبت کنید تا سابقه اتفاق اصلی حفظ شود و اثر مرجوعی نیز روی حساب مشتری و موجودی کالا اعمال شود.
همین منطق درباره کالایی که به تأمینکننده برمیگردانید صدق میکند.
رسانیکا امکان ثبت برگشت از فروش و برگشت از خرید را دارد و گردش موجودی بر اساس فاکتورهای قطعی خرید، فروش و مرجوعی انجام میشود.
مرحله دهم: ارزش موجودی را با قیمت فروش اشتباه نگیرید
فرض کنید ۲۵ عدد کالای الف دارید و قیمت فروش هر عدد ۲۸۰ هزار تومان است.
اگر این دو عدد را ضرب کنیم:
۲۵ × ۲۸۰,۰۰۰ = ۷,۰۰۰,۰۰۰ تومان
این عدد ارزش بالقوه فروش کالاهاست؛ اما لزوماً ارزش حسابداری موجودی نیست.
در ارزشگذاری موجودی، بهای خرید کالا اهمیت دارد.
موضوع زمانی مهمتر میشود که یک کالا را در چند نوبت با قیمتهای متفاوت خریده باشید.
مثلاً:
۲۰ عدد با قیمت هر واحد ۲۰۰ هزار تومان
۱۰ عدد با قیمت هر واحد ۲۱۰ هزار تومان
در این شرایط برای ارزشگذاری موجودی باید از یک روش مشخص استفاده شود.
رسانیکا از دو روش ارزشگذاری موجودی پشتیبانی میکند:
میانگین موزون
در این روش، بهای کالا بر اساس میانگین موزون قیمت خرید واحدهای موجود محاسبه میشود.
FIFO
FIFO روشی است که در آن فرض میشود کالاهایی که زودتر وارد موجودی شدهاند، زودتر از موجودی خارج میشوند.
انتخاب روش ارزشگذاری میتواند بر بهای موجودی و محاسبات حسابداری اثر بگذارد؛ بنابراین اگر درباره انتخاب روش مناسب مطمئن نیستید، بهتر است آن را با حسابدار خود بررسی کنید.
مرحله یازدهم: هزینههای فروشگاه را هم ثبت کنید
فروش بالا الزاماً به معنی سود بالا نیست.
فرض کنید فروش ماهانه شما ۱۰۰ میلیون تومان باشد. اگر فقط همین عدد را ببینید، هنوز نمیتوانید درباره سودآوری فروشگاه نتیجهگیری کنید.
برای یک مثال آموزشی و بسیار سادهشده فرض کنیم:
درآمد فروش: ۱۰۰ میلیون تومان
بهای کالاهای فروختهشده: ۶۵ میلیون تومان
سایر هزینههای ثبتشده: ۲۰ میلیون تومان
محاسبه ساده:
۱۰۰ − ۶۵ − ۲۰ = ۱۵ میلیون تومان
در این مثال فرضی، سود برابر ۱۵ میلیون تومان است.
البته ساختار واقعی گزارش سود و زیان میتواند بسته به نوع فعالیت، حسابهای ثبتشده و رویدادهای مالی جزئیات بیشتری داشته باشد.
گزارش سود و زیان چه چیزی به صاحب فروشگاه میگوید؟
گزارش سود و زیان نشان میدهد درآمدها و هزینههای ثبتشده در یک دوره در نهایت به سود یا زیان منجر شدهاند.
این گزارش با سؤال «چقدر پول در بانک دارم؟» متفاوت است.
ممکن است فروشگاه سود کرده باشد، اما بخشی از مبلغ فروش هنوز از مشتری دریافت نشده باشد.
برعکس، ممکن است پول زیادی در حساب بانکی داشته باشید که تمام آن حاصل سود نباشد.
به همین دلیل:
مانده حساب بانکی = سود فروشگاه نیست.
در رسانیکا گزارش سود و زیان در کنار گزارشهایی مانند تراز آزمایشی، ترازنامه، دفتر کل، مانده اشخاص، موجودی و ارزش کالاها و جریان نقدی ارائه میشود.
برای صاحب یک فروشگاه کوچک، این سه گزارش میتوانند برای کنترل روزمره و دورهای بسیار کاربردی باشند:
گزارش سود و زیان
گزارش مانده اشخاص
گزارش موجودی و ارزش کالاها
یک مثال کامل از مسیر حسابداری فروشگاه
یک سناریوی فرضی را از ابتدا تا انتها مرور کنیم.
فرض کنید در ابتدای ماه ۱۰ عدد از کالای الف دارید.
بهای هر واحد: ۲۰۰ هزار تومان
ارزش موجودی اولیه:
۱۰ × ۲۰۰,۰۰۰ = ۲,۰۰۰,۰۰۰ تومان
سپس ۵ عدد دیگر از همان کالا را با قیمت هر واحد ۲۲۰ هزار تومان میخرید.
مبلغ خرید:
۵ × ۲۲۰,۰۰۰ = ۱,۱۰۰,۰۰۰ تومان
تعداد موجودی پس از خرید:
۱۰ + ۵ = ۱۵ عدد
بعد ۶ عدد از کالا را با قیمت فروش هر واحد ۳۰۰ هزار تومان میفروشید.
مبلغ فروش:
۶ × ۳۰۰,۰۰۰ = ۱,۸۰۰,۰۰۰ تومان
تعداد موجودی پس از فروش:
۱۵ − ۶ = ۹ عدد
مشتری در مرحله اول یک میلیون تومان پرداخت میکند.
مانده طلب:
۱,۸۰۰,۰۰۰ − ۱,۰۰۰,۰۰۰ = ۸۰۰,۰۰۰ تومان
چند روز بعد مشتری ۸۰۰ هزار تومان باقیمانده را نیز پرداخت میکند و فاکتور تسویه کامل میشود.
در این سناریو حداقل پنج رویداد باید در حسابداری قابل تشخیص باشند:
ثبت موجودی اولیه
ثبت فاکتور خرید
ثبت فاکتور فروش
ثبت دریافت اول مشتری
ثبت دریافت دوم و تسویه کامل فاکتور
اگر فقط عدد ۱.۸ میلیون تومان فروش را جایی یادداشت کنید، اطلاعات مربوط به موجودی، دریافت واقعی پول و طلب مشتری را از دست خواهید داد.
حسابداری دوبل برای صاحب فروشگاه یعنی چه؟
عبارت «حسابداری دوبل» ممکن است در ابتدا پیچیده به نظر برسد.
در حسابداری دوبل، هر رویداد مالی طوری ثبت میشود که حداقل دو طرف حساب دارد و در سند حسابداری مجموع بدهکار و بستانکار برابر میماند.
صاحب فروشگاه الزاماً نباید همه این ثبتها را برای عملیات روزمره بهصورت دستی انجام دهد.
طبق امکانات اعلامشده برای رسانیکا، فاکتورهای قطعی و عملیات خزانه وصولشده میتوانند سند حسابداری خودکار ایجاد کنند. نرمافزار همچنین برابری جمع بدهکار و بستانکار سند را کنترل میکند.
برای موارد خاص، امکان ثبت سند حسابداری دستی نیز وجود دارد.
۵ اشتباه رایج در شروع حسابداری فروشگاه کوچک
۱. ثبت فروش بدون ثبت موجودی اولیه
اگر ندانید در شروع کار چند واحد از هر کالا داشتهاید، گزارش موجودی بعدی دقیق نخواهد بود.
راه بهتر: قبل از ثبت معاملات جدید، کالاها و موجودی اولیه را وارد کنید.
۲. یکی دانستن فاکتور با دریافت یا پرداخت
صدور فاکتور الزاماً به معنی دریافت یا پرداخت همان لحظه نیست.
راه بهتر: معامله و جریان پول را جداگانه ثبت کنید و در صورت ارتباط، دریافت یا پرداخت را به فاکتور متصل کنید.
۳. حذف معامله مرجوعشده
پاککردن فروش یا خرید قبلی میتواند سابقه اتفاق واقعی را از بین ببرد.
راه بهتر: برگشت از فروش یا برگشت از خرید را بهصورت رویداد مستقل ثبت کنید.
۴. توجه به فروش و نادیدهگرفتن هزینهها
فروش زیاد بهتنهایی نشاندهنده سودآوری نیست.
راه بهتر: هزینهها را هم ثبت کنید و در پایان دوره گزارش سود و زیان را بررسی کنید.
۵. کنترل موجودی با حافظه
با افزایش تعداد کالاها، اتکا به حافظه یا یادداشتهای پراکنده ریسک خطا را بالا میبرد.
راه بهتر: کنترل موجودی را فعال کنید و برای کالاهای مناسب نقطه سفارش تعیین کنید.
صاحب فروشگاه هر روز چه چیزهایی را باید بررسی کند؟
لازم نیست هر روز تمام گزارشهای حسابداری را باز کنید. برای مدیریت روزمره، تمرکز روی چند مورد اصلی کافی است:
فروشهای ثبتشده
خریدهای ثبتشده
دریافتها و پرداختها
فاکتورهای تسویهنشده
مطالبات از مشتریان
بدهی به تأمینکنندگان
مانده صندوق و بانک
کالاهای رسیده به نقطه سفارش
برای مثال، ممکن است فروش بالایی داشته باشید اما مطالبات مشتریان نیز مرتب بیشتر شود. در چنین شرایطی مشکل اصلی لزوماً فروش نیست؛ ممکن است وصول مطالبات نیاز به توجه بیشتری داشته باشد.
یا ممکن است یک کالای پرفروش به نقطه سفارش رسیده باشد و لازم باشد برای خرید بعدی اقدام کنید.
داشبورد رسانیکا اطلاعاتی مانند فروش، خرید، مطالبات، بدهیها، مانده نقد و بانک و ارزش موجودی را نمایش میدهد. تعداد فاکتورهای سررسیدگذشته و کالاهای رسیده به نقطه سفارش نیز قابل مشاهده است.
هر هفته چه چیزهایی را کنترل کنیم؟
در پایان هر هفته میتوانید این موارد را مرور کنید:
فاکتورهای فروش تسویهنشده
بدهیهای نزدیک به موعد پرداخت
چکهای در انتظار
کالاهای نزدیک به اتمام
تفاوت احتمالی موجودی واقعی و موجودی ثبتشده
دریافتها و پرداختهای هفته
اگر حجم تراکنشهای فروشگاه زیاد است، بهتر است بعضی از این کنترلها را با فاصله کوتاهتری انجام دهید.
در پایان ماه چه گزارشهایی را ببینیم؟
در پایان ماه فقط مجموع فروش را نگاه نکنید. حداقل سه زاویه را بررسی کنید.
۱. سود و زیان
درآمدهای ثبتشده پس از درنظرگرفتن هزینهها چه نتیجهای داشتهاند؟
۲. موجودی کالا
چه مقدار کالا در اختیار دارید و ارزش ثبتشده موجودی چقدر است؟
آیا بعضی کالاها به نقطه سفارش رسیدهاند؟
۳. مطالبات و بدهیها
چه مقدار از مبلغ فروش هنوز دریافت نشده است؟
چه مقدار بدهی به تأمینکنندگان یا سایر طرفحسابها دارید؟
این سه بخش در کنار هم تصویر کاملتری نسبت به عدد فروش ماهانه ارائه میکنند.
اگر فروشگاه چند کاربر دارد، دسترسیها را مشخص کنید
در بعضی فروشگاهها یک نفر فروش را ثبت میکند، فرد دیگری مسئول انبار است و حسابدار نیز باید به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشد.
در این شرایط بهتر است همه افراد با سطح دسترسی یکسان وارد سیستم نشوند.
رسانیکا دسترسی چندکاربره با نقشهای زیر را پشتیبانی میکند:
مالک
مدیر
حسابدار
فروش
انبار
مشاهدهگر
مالک میتواند نقش اعضا را تغییر دهد یا دسترسی آنها را لغو کند.
این قابلیت زمانی مفید است که چند نفر در فرایند ثبت و کنترل اطلاعات فروشگاه همکاری میکنند.
برای شروع، حسابداری فروشگاه را بیش از حد پیچیده نکنید
اگر تا امروز حسابداری منظمی نداشتهاید، بهتر است کار را مرحلهای شروع کنید.
روز اول
اطلاعات فروشگاه را ثبت کنید.
کالاها را تعریف کنید.
موجودی اولیه را وارد کنید.
مشتریان و تأمینکنندگان مهم را تعریف کنید.
ماندههای اول دوره را ثبت کنید.
از روز دوم
تمام خریدها را ثبت کنید.
تمام فروشها را ثبت کنید.
دریافتها و پرداختها را وارد کنید.
چکها را با مشخصات و سررسید ثبت کنید.
در طول هفته
مطالبات را کنترل کنید.
بدهیها را بررسی کنید.
کالاهای رسیده به نقطه سفارش را ببینید.
فاکتورهای تسویهنشده را مرور کنید.
در پایان ماه
گزارش سود و زیان را بررسی کنید.
موجودی و ارزش کالاها را ببینید.
مانده اشخاص را کنترل کنید.
اصل مهم این است که اطلاعات بهموقع ثبت شوند. هیچ نرمافزاری نمیتواند معاملهای را که ثبت نشده است در گزارشها نشان دهد.
چه زمانی نرمافزار حسابداری آنلاین برای فروشگاه منطقی است؟
اگر خرید، فروش، موجودی کالا، صندوق، بانک و حساب مشتریان را در چند دفتر یا فایل جدا نگهداری میکنید، یکپارچهکردن این اطلاعات میتواند کنترل مالی فروشگاه را منظمتر کند.
رسانیکا یک نرمافزار حسابداری آنلاین و تحت وب است و برای استفاده از آن نیازی به نصب نرمافزار روی سیستم ندارید. رابط کاربری فارسی است و مبالغ به تومان ثبت میشوند.
برای یک فروشگاه، نکته کاربردی این است که فاکتور، موجودی، دریافت و پرداخت و گزارشهای مالی در یک سیستم ثبت میشوند و لازم نیست برای بررسی وضعیت فروشگاه اطلاعات چند محل جداگانه را کنار هم بگذارید.
برای بررسی جزئیات میتوانید امکانات نرمافزار حسابداری رسانیکا را ببینید.
جمعبندی: حسابداری فروشگاه را از ثبت منظم شروع کنید، نه از گزارشهای پیچیده
برای راهاندازی حسابداری فروشگاه کوچک، اول باید تصویر درستی از نقطه شروع داشته باشید: چه کالاهایی دارید، موجودی هرکدام چقدر است، از چه کسانی طلب دارید و به چه کسانی بدهکارید.
بعد از آن، خرید و فروش را منظم ثبت کنید، دریافت و پرداخت را از فاکتور جدا بدانید، موجودی کالا را کنترل کنید و در پایان دوره گزارش سود و زیان و مانده حسابها را بررسی کنید.
اگر این فرایند بهصورت پیوسته انجام شود، حسابداری فقط کاری برای پایان سال نخواهد بود؛ بلکه به ابزاری برای پاسخدادن به سؤالهای روزمره مدیریت فروشگاه تبدیل میشود.
اگر میخواهید این فرایند را در عمل امتحان کنید، میتوانید دوره آزمایشی ۳۰روزه رسانیکا با همه امکانات را شروع کنید.