چگونه بدهی و طلب مشتریان را مدیریت کنیم؟ راهنمای ثبت مانده حساب و پیگیری سررسیدها

مدیر یک کسب‌وکار کوچک در حال بررسی داشبورد حسابداری رسانیکا با فهرست بدهی و طلب مشتریان، فاکتورهای سررسیددار و مبالغ تومان

اگر بخشی از فروش شما نقدی نیست، برای مدیریت بدهی و طلب مشتریان باید سه مورد را همیشه دقیق ثبت کنید: مانده حساب هر مشتری، سررسید هر فاکتور و هر دریافت یا پرداختی که بعداً انجام می‌شود.

در غیر این صورت، حتی با فروش مناسب هم ممکن است ندانید دقیقاً از چه کسی طلب دارید، کدام مبلغ سررسید گذشته است و کدام مشتری فقط بخشی از بدهی خود را پرداخت کرده است.

برای مدیر یک کسب‌وکار خدماتی کوچک، روش قابل اتکا این است که برای هر طرف‌حساب یک پرونده مالی مشخص داشته باشید، مانده قبلی او را در شروع کار ثبت کنید، برای فروش‌های مدت‌دار تاریخ سررسید تعیین کنید و هر پرداخت را به معامله یا فاکتور مربوط ارتباط دهید.

در ادامه، این فرایند را مرحله‌به‌مرحله و با مثال‌های عددی فرضی بررسی می‌کنیم.

مدیریت بدهی و طلب مشتریان دقیقاً یعنی چه؟

فرض کنید شرکت شما خدمات طراحی، تعمیرات، مشاوره یا پشتیبانی ارائه می‌دهد. بعضی مشتریان همان روز تسویه می‌کنند و بعضی دیگر قرار است یک هفته، یک ماه یا طی چند مرحله پرداخت کنند.

در چنین شرایطی صرفاً دانستن مبلغ فروش کافی نیست. باید بتوانید در هر لحظه به این سؤال‌ها پاسخ دهید:

  • در مجموع چقدر از مشتریان طلبکاریم؟

  • هر مشتری در حال حاضر چقدر بدهکار است؟

  • کدام فاکتور هنوز به‌طور کامل تسویه نشده است؟

  • موعد پرداخت کدام فاکتورها گذشته است؟

  • هر مشتری تاکنون چه مقدار از فاکتور خود را پرداخت کرده است؟

  • آیا برای تسویه، چک دریافت شده و سررسید آن چه زمانی است؟

  • آیا مشتری از سقف اعتباری تعیین‌شده عبور کرده است؟

اگر پاسخ این سؤال‌ها بین دفتر، پیام‌رسان، پیامک‌های بانکی و فایل‌های پراکنده باشد، احتمال فراموش‌شدن وصول مطالبات یا ایجاد اختلاف حساب بیشتر می‌شود.

مانده حساب مشتری چیست؟

مانده حساب یعنی نتیجه معاملات و پرداخت‌های ثبت‌شده میان شما و یک مشتری تا یک زمان مشخص.

اگر مشتری از شما کالا یا خدمت گرفته اما هنوز همه مبلغ آن را پرداخت نکرده باشد، شما از او مبلغی قابل دریافت دارید.

اصطلاح‌های بدهکار و بستانکار در حسابداری معنای فنی دارند و بسته به نوع حساب استفاده می‌شوند. برای مدیریت روزمره مشتریان، بهتر است علاوه بر این اصطلاح‌ها همیشه به مفهوم اقتصادی مانده نیز توجه کنید:

  • آیا باید از این شخص پول دریافت کنید؟

  • آیا مبلغی از او نزد شما باقی مانده است؟

  • آیا حساب او کاملاً تسویه شده است؟

مرحله اول: برای هر مشتری یک طرف‌حساب مستقل تعریف کنید

اولین قدم برای مدیریت منظم بدهی و طلب این است که هر مشتری فقط یک پرونده مالی مشخص داشته باشد.

اطلاعاتی که معمولاً برای یک طرف‌حساب مفید هستند عبارت‌اند از:

  • نام شخص یا کسب‌وکار

  • شماره تماس و اطلاعات ارتباطی

  • اطلاعات هویتی یا قانونی مورد نیاز کسب‌وکار

  • مانده حساب قبلی، در صورت وجود

  • سقف اعتبار، در صورت فروش نسیه یا مدت‌دار

یکی از خطاهای رایج این است که یک مشتری چند بار با نام‌های مختلف ثبت شود. برای مثال:

  • شرکت آفتاب

  • آفتاب

  • آقای احمدی – شرکت آفتاب

اگر هر سه مورد در واقع یک مشتری باشند، ثبت جداگانه آن‌ها باعث می‌شود مانده واقعی مشتری میان چند حساب تقسیم شود.

اگر از قبل طلب یا بدهی وجود دارد چه کنیم؟

اگر تازه استفاده از یک سیستم حسابداری را شروع کرده‌اید، ممکن است بعضی مشتریان از قبل مانده داشته باشند.

برای انتقال این وضعیت از مانده اول دوره استفاده می‌شود.

مانده اول دوره یعنی وضعیت حساب مشتری در ابتدای دوره‌ای که تصمیم گرفته‌اید ثبت منظم اطلاعات را از آن شروع کنید.

مثال فرضی:

فرض کنیم در ابتدای مهر، مشتری شما بابت معاملات قبلی ۱۲ میلیون تومان بدهکار است.

اگر ثبت اطلاعات را از اول مهر در نرم‌افزار آغاز کنید، باید این ۱۲ میلیون تومان نیز به‌عنوان مانده قبلی مشتری در نظر گرفته شود. در غیر این صورت، گزارش حساب او فقط معاملات جدید را نشان می‌دهد و تصویر کاملی از طلب شما نخواهید داشت.

در نرم‌افزار حسابداری آنلاین رسانیکا می‌توانید مشتری و سایر طرف‌حساب‌ها را تعریف و برای آن‌ها مانده اول دوره ثبت کنید.

مرحله دوم: هر فروش مدت‌دار را با فاکتور ثبت کنید

یکی از اشتباهات رایج در کسب‌وکارهای کوچک این است که فروش انجام می‌شود، اما چون پول هنوز دریافت نشده، ثبت آن نیز به زمان وصول وجه موکول می‌شود.

این روش باعث می‌شود در فاصله بین فروش و دریافت پول، مشخص نباشد دقیقاً چه مبلغی از مشتری طلب دارید.

روش منظم‌تر این است که معامله هنگام انجام فروش یا ارائه خدمت ثبت شود و وضعیت پرداخت آن جداگانه پیگیری شود.

مثال یک فاکتور با تسویه جزئی

فرض کنیم برای مشتری «شرکت آفتاب» خدماتی به مبلغ ۳۰ میلیون تومان انجام داده‌اید.

شرایط پرداخت فرضی:

  • ۱۰ میلیون تومان هنگام صدور فاکتور

  • ۲۰ میلیون تومان تا ۳۰ روز بعد

در این حالت مبلغ فروش ۳۰ میلیون تومان است، حتی اگر فعلاً فقط ۱۰ میلیون تومان دریافت کرده باشید.

محاسبه مانده:

۳۰,۰۰۰,۰۰۰ − ۱۰,۰۰۰,۰۰۰ = ۲۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان

بنابراین پس از پرداخت اول، هنوز ۲۰ میلیون تومان قابل دریافت است.

در رسانیکا می‌توانید فاکتور فروش ثبت کنید و برای آن تاریخ و سررسید تعیین کنید. وضعیت فاکتور نیز می‌تواند متناسب با شرایط آن، از جمله به‌صورت تسویه جزئی یا تسویه کامل ثبت شود.

مرحله سوم: برای فروش‌های اعتباری سررسید دقیق تعیین کنید

عبارت‌هایی مانند «آخر ماه پرداخت می‌کنم»، «هفته آینده واریز می‌شود» یا «بعداً حساب می‌کنیم» برای پیگیری مالی کافی نیستند.

برای هر فروش مدت‌دار بهتر است یک تاریخ مشخص ثبت شود.

به‌جای:

«پرداخت آخر ماه»

ثبت کنید:

سررسید: ۳۰ آبان ۱۴۰۵

این کار باعث می‌شود بتوانید مطالبات را به دو گروه مهم تقسیم کنید:

  • مطالباتی که هنوز به سررسید نرسیده‌اند

  • مطالباتی که سررسید آن‌ها گذشته است

طلب سررسیدگذشته چیست؟

طلب سررسیدگذشته مبلغی است که تاریخ توافق‌شده برای پرداخت آن گذشته اما هنوز به‌طور کامل تسویه نشده است.

مثال فرضی:

فاکتور: ۱۵ میلیون تومان
سررسید: ۱۰ آبان
مبلغ پرداخت‌شده تا سررسید: ۵ میلیون تومان

مانده قابل دریافت:

۱۵,۰۰۰,۰۰۰ − ۵,۰۰۰,۰۰۰ = ۱۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان

در این مثال، مبلغی که پس از سررسید باید پیگیری شود ۱۰ میلیون تومان است، نه کل ۱۵ میلیون تومان فاکتور.

به همین دلیل ثبت پرداخت‌های جزئی اهمیت زیادی دارد.

مرحله چهارم: هر دریافت را همان زمان ثبت کنید

ثبت فاکتور به‌تنهایی کافی نیست. اگر مشتری بعداً وجهی پرداخت کند ولی آن دریافت ثبت نشود، مانده حساب او اشتباه خواهد بود.

مثال فرضی:

مبلغ فاکتور: ۴۰ میلیون تومان

پرداخت اول: ۱۵ میلیون تومان
پرداخت دوم: ۱۰ میلیون تومان

مجموع دریافت:

۱۵ + ۱۰ = ۲۵ میلیون تومان

مانده فاکتور:

۴۰ − ۲۵ = ۱۵ میلیون تومان

بنابراین پس از این دو پرداخت، هنوز ۱۵ میلیون تومان از مشتری قابل دریافت است.

در رسانیکا امکان ثبت دریافت و پرداخت با روش‌هایی مانند نقدی، بانکی، کارت، چک و سایر روش‌ها وجود دارد. همچنین دریافت یا پرداخت می‌تواند به فاکتور مرتبط شود تا مبلغ تسویه‌شده آن به‌روزرسانی شود.

این موضوع به‌خصوص زمانی اهمیت دارد که یک مشتری چند فاکتور باز یا چند پرداخت جداگانه داشته باشد.

مرحله پنجم: چک را تا زمان تعیین وضعیت پیگیری کنید

دریافت چک را نباید دقیقاً معادل دریافت قطعی وجه در نظر گرفت.

فرض کنید مشتری بابت بدهی ۲۵ میلیون تومانی خود چکی با سررسید ۲۰ روز بعد به شما می‌دهد.

در این وضعیت بهتر است اطلاعاتی مانند موارد زیر ثبت شوند:

  • مبلغ چک

  • شماره چک

  • بانک

  • تاریخ سررسید

  • وضعیت چک

ممکن است یک چک ابتدا در انتظار وصول باشد و بعداً وصول یا برگشت شود. بنابراین صرف یادداشت «از مشتری چک گرفتیم» برای مدیریت دقیق مطالبات کافی نیست.

در بخش خزانه رسانیکا امکان ثبت شماره چک، بانک و تاریخ سررسید و همچنین مدیریت وضعیت‌هایی مانند در انتظار، وصول‌شده و برگشتی وجود دارد.

مرحله ششم: مانده مشتریان را به‌صورت دوره‌ای بررسی کنید

ثبت اطلاعات فقط نیمی از کار است. نیمه دیگر، مرور منظم حساب‌هاست.

برای یک کسب‌وکار خدماتی کوچک می‌توانید چنین روالی داشته باشید:

روزانه

  • دریافت‌ها و پرداخت‌های جدید را ثبت کنید.

  • چک‌های جدید را همراه با تاریخ سررسید وارد کنید.

  • اگر مشتری بخشی از فاکتور را پرداخت کرده، همان روز ثبت کنید.

هفتگی

  • فاکتورهای نزدیک به سررسید را بررسی کنید.

  • فاکتورهای سررسیدگذشته را جدا کنید.

  • مانده مشتریانی را که باید پیگیری شوند کنترل کنید.

ماهانه

  • گزارش مانده اشخاص را مرور کنید.

  • حساب‌هایی با مانده غیرمنتظره را بررسی کنید.

  • پرداخت‌های ثبت‌نشده یا فاکتورهای باز قدیمی را کنترل کنید.

این روال باعث می‌شود اختلاف حساب زمانی پیدا شود که بررسی آن هنوز ساده است، نه چند ماه بعد که باید تعداد زیادی فاکتور، واریز و چک را کنار هم قرار دهید.

گزارش مانده اشخاص چه کمکی می‌کند؟

وقتی تعداد مشتریان افزایش پیدا می‌کند، بررسی تک‌تک پرونده‌ها روش مناسبی برای کنترل مطالبات نیست.

گزارش مانده اشخاص کمک می‌کند وضعیت مالی طرف‌حساب‌ها را یکجا بررسی کنید.

مثال فرضی:

  • مشتری الف: ۲۵ میلیون تومان قابل دریافت

  • مشتری ب: ۸ میلیون تومان قابل دریافت

  • مشتری ج: تسویه کامل

  • مشتری د: ۱۷ میلیون تومان قابل دریافت

مجموع طلب ثبت‌شده:

۲۵ + ۸ + ۱۷ = ۵۰ میلیون تومان

اما همین عدد به‌تنهایی کافی نیست.

برای تصمیم‌گیری بهتر باید بدانید چه مقدار از این ۵۰ میلیون تومان:

  • هنوز به سررسید نرسیده است؛

  • امروز سررسید می‌شود؛

  • از سررسید آن گذشته است.

رسانیکا گزارش مانده اشخاص دارد و در داشبورد آن نیز اطلاعات مرتبط با مطالبات، بدهی‌ها و تعداد فاکتورهای سررسیدگذشته نمایش داده می‌شود.

مرحله هفتم: برای مشتریان اعتباری سقف مشخص در نظر بگیرید

اگر به مشتریان خود مهلت پرداخت می‌دهید، بهتر است اعتبار آن‌ها نامحدود نباشد.

سقف اعتبار یعنی حداکثر میزان اعتباری که برای معامله مدت‌دار با یک مشتری در نظر گرفته‌اید.

مثال فرضی:

سقف اعتبار مشتری: ۵۰ میلیون تومان
بدهی تسویه‌نشده فعلی: ۴۲ میلیون تومان
سفارش مدت‌دار جدید: ۲۰ میلیون تومان

پس از معامله جدید:

۴۲ + ۲۰ = ۶۲ میلیون تومان

در این حالت مانده مشتری ۱۲ میلیون تومان بیشتر از سقف ۵۰ میلیون تومانی خواهد شد.

این اطلاعات می‌تواند به مدیر کمک کند قبل از پذیرش فروش مدت‌دار جدید درباره دریافت بخشی از بدهی قبلی یا تغییر شرایط پرداخت تصمیم بگیرد.

در رسانیکا امکان ثبت سقف اعتبار طرف‌حساب وجود دارد. عدد مناسب این سقف باید بر اساس سیاست داخلی کسب‌وکار و شناخت شما از مشتری تعیین شود.

یک مثال کامل از ثبت و پیگیری طلب مشتری

سناریوی زیر کاملاً فرضی است.

۱ آذر: مانده قبلی

شرکت خدماتی شما در ابتدای آذر از «شرکت بهار» ۸ میلیون تومان طلب قبلی دارد.

مانده قابل دریافت:

۸ میلیون تومان

۵ آذر: صدور فاکتور جدید

یک فاکتور خدمات به مبلغ ۳۲ میلیون تومان صادر می‌کنید.

مانده کل:

۸ + ۳۲ = ۴۰ میلیون تومان

مشتری همان روز ۱۲ میلیون تومان پرداخت می‌کند.

مانده جدید:

۴۰ − ۱۲ = ۲۸ میلیون تومان

برای بخش تسویه‌نشده فاکتور، سررسید ۲۰ آذر ثبت می‌شود.

۱۵ آذر: دریافت دوم

مشتری ۸ میلیون تومان دیگر پرداخت می‌کند.

مانده:

۲۸ − ۸ = ۲۰ میلیون تومان

۲۰ آذر: رسیدن به سررسید

اگر پرداخت دیگری انجام نشده باشد، مانده قابل دریافت همچنان:

۲۰ میلیون تومان

است.

طبق فرض مثال، این مبلغ اکنون نیازمند پیگیری پس از سررسید است.

۲۳ آذر: دریافت سوم

مشتری ۵ میلیون تومان دیگر پرداخت می‌کند.

مانده جدید:

۲۰ − ۵ = ۱۵ میلیون تومان

بنابراین مبلغی که اکنون باید پیگیری شود ۱۵ میلیون تومان است.

این مثال نشان می‌دهد چرا نگهداری یک یادداشت مانند «شرکت بهار حدوداً ۲۰ میلیون بدهکار است» کافی نیست. با هر فاکتور و هر پرداخت، مانده تغییر می‌کند.

مشتریان بدهکار را چگونه برای پیگیری اولویت‌بندی کنیم؟

همه مطالبات وضعیت یکسانی ندارند. می‌توانید آن‌ها را بر اساس چند معیار بررسی کنید.

۱. تاریخ سررسید

طلبی که هنوز ۱۰ روز تا سررسید آن باقی مانده با طلبی که ۲۰ روز از سررسید آن گذشته است، اولویت یکسانی ندارد.

۲. مبلغ مانده

معمولاً مانده‌های بزرگ‌تر نیازمند توجه بیشتری هستند؛ به‌خصوص اگر بخش مهمی از وجوه قابل دریافت کسب‌وکار را تشکیل دهند.

۳. تعداد فاکتورهای باز

گاهی یک مشتری یک فاکتور بزرگ ندارد، اما چند فاکتور کوچک تسویه‌نشده دارد. مشاهده جزئیات این فاکتورها از یک عدد کلی مفیدتر است.

۴. سابقه پرداخت

اگر مشتری معمولاً در موعد مشخص پرداخت می‌کند، نوع پیگیری او می‌تواند با مشتری‌ای که چند فاکتور عقب‌افتاده دارد متفاوت باشد.

هدف این اولویت‌بندی این است که بدانید زمان پیگیری مالی را روی کدام حساب‌ها متمرکز کنید.

اشتباهات رایج در مدیریت بدهی و طلب مشتریان

۱. ثبت نکردن مانده‌های قبلی

اگر هنگام شروع استفاده از سیستم حسابداری، طلب‌ها و بدهی‌های قبلی را وارد نکنید، مانده مشتریان ناقص خواهد بود.

راه‌حل: یک تاریخ شروع مشخص تعیین کنید و مانده اول دوره اشخاص را بر اساس اطلاعات قبلی وارد کنید.

۲. تعیین نکردن تاریخ سررسید

ثبت فاکتور بدون سررسید باعث می‌شود تفکیک مطالبات جاری و عقب‌افتاده دشوار شود.

راه‌حل: برای هر فروش مدت‌دار یک تاریخ مشخص تعیین کنید.

۳. ثبت نکردن پرداخت جزئی

اگر مشتری فقط بخشی از فاکتور را پرداخت کرده باشد ولی این پرداخت ثبت نشود، مانده او بیشتر از مقدار واقعی نمایش داده می‌شود.

راه‌حل: هر دریافت را همان زمان ثبت کنید و در صورت ارتباط، آن را به فاکتور مربوط متصل کنید.

۴. یکی دانستن دریافت چک با وصول قطعی آن

چکی که هنوز وصول نشده، همان وضعیت وجه دریافت‌شده قطعی را ندارد.

راه‌حل: تاریخ سررسید و وضعیت چک را جداگانه پیگیری کنید.

۵. ساخت چند پرونده برای یک مشتری

این خطا به‌ویژه زمانی رخ می‌دهد که چند نفر اطلاعات مشتریان را ثبت می‌کنند.

راه‌حل: پیش از ایجاد طرف‌حساب جدید، بررسی کنید مشتری از قبل ثبت نشده باشد.

۶. اتکا به پیامک بانک برای ثبت سوابق

پیامک واریز نشان می‌دهد پولی وارد حساب شده است، اما همیشه مشخص نمی‌کند این مبلغ برای کدام مشتری یا کدام فاکتور بوده است.

راه‌حل: دریافت را در سیستم مالی نیز ثبت و ارتباط آن را مشخص کنید.

۷. پیگیری طلب فقط هنگام کمبود نقدینگی

اگر مطالبات فقط زمانی بررسی شوند که کسب‌وکار فوراً به پول نیاز دارد، ممکن است چند سررسید مهم از قبل گذشته باشد.

راه‌حل: بررسی مطالبات را به یک فعالیت منظم هفتگی تبدیل کنید.

چه زمانی دفتر یا فایل دستی دیگر کافی نیست؟

برای کسب‌وکاری با چند معامله محدود، ممکن است مدتی بتوان حساب مشتریان را با روش‌های دستی مدیریت کرد.

اما مسئله زمانی پیچیده‌تر می‌شود که هم‌زمان این شرایط وجود داشته باشد:

  • یک مشتری چند فاکتور دارد؛

  • بخشی از یک فاکتور را پرداخت کرده است؛

  • برای بخش دیگری چک داده است؛

  • چند مشتری دیگر در روزهای متفاوت سررسید دارند؛

  • چند نفر در کسب‌وکار اطلاعات مالی را ثبت یا بررسی می‌کنند.

در این وضعیت دیگر مسئله فقط نگهداری یک عدد نیست. باید ارتباط میان مشتری، فاکتور، دریافت، چک و سررسید حفظ شود.

رسانیکا چگونه به اجرای این فرایند کمک می‌کند؟

روش درست مدیریت مطالبات مستقل از نرم‌افزار است. ابتدا باید طرف‌حساب را درست تعریف کنید، فروش را ثبت کنید، برای بدهی مدت‌دار سررسید تعیین کنید و دریافت‌ها را منظم ثبت کنید.

نرم‌افزار حسابداری می‌تواند اجرای همین فرایند را منظم‌تر کند.

در نرم‌افزار حسابداری آنلاین رسانیکا می‌توانید:

  • مشتری و سایر طرف‌حساب‌ها را تعریف کنید؛

  • مانده اول دوره طرف‌حساب را ثبت کنید؛

  • برای مشتری سقف اعتبار در نظر بگیرید؛

  • فاکتور فروش با تاریخ و سررسید ثبت کنید؛

  • پرداخت جزئی و کامل را پیگیری کنید؛

  • دریافت را به فاکتور مرتبط کنید؛

  • چک و تاریخ سررسید آن را ثبت کنید؛

  • مانده اشخاص را گزارش بگیرید؛

  • مطالبات، بدهی‌ها و فاکتورهای سررسیدگذشته را در اطلاعات مدیریتی مرتبط بررسی کنید.

رسانیکا تحت وب است و برای استفاده از آن نیازی به نصب نرم‌افزار روی کامپیوتر ندارید. رابط کاربری آن فارسی است و مبالغ به تومان ثبت می‌شوند.

یک روال ساده هفتگی برای پیگیری مطالبات

اگر می‌خواهید مدیریت طلب مشتریان را از حالت واکنشی خارج کنید، می‌توانید این برنامه ساده را اجرا کنید:

ابتدای هفته

  • فاکتورهایی را که در هفت روز آینده سررسید می‌شوند بررسی کنید.

  • مشتریانی را که چند فاکتور باز دارند مشخص کنید.

در طول هفته

  • هر دریافت را همان روز ثبت کنید.

  • چک جدید را همراه با تاریخ سررسید وارد کنید.

  • پس از هر پرداخت، مانده فاکتور را کنترل کنید.

در روز سررسید

  • فاکتورهایی را که هنوز مانده دارند مشخص کنید.

  • مبلغ دقیق باقی‌مانده را قبل از پیگیری بررسی کنید.

پایان هفته

  • گزارش مانده اشخاص را مرور کنید.

  • مطالبات سررسیدگذشته را جدا کنید.

  • موارد غیرعادی یا اختلاف‌های احتمالی را بررسی کنید.

با این روش، پیگیری مطالبات به‌جای یک اقدام اضطراری، به بخشی از فرایند عادی مالی کسب‌وکار تبدیل می‌شود.

قبل از تماس با مشتری بدهکار چه اطلاعاتی آماده کنیم؟

قبل از پیگیری یک بدهی، بهتر است اطلاعات زیر جلوی شما باشد:

  • نام مشتری

  • شماره یا مشخصات فاکتور

  • مبلغ کل فاکتور

  • تاریخ صدور

  • تاریخ سررسید

  • مجموع مبالغ دریافت‌شده

  • مانده باقی‌مانده

  • وضعیت چک، در صورت وجود

به‌جای اینکه به مشتری بگویید:

«فکر کنم حدود ۲۰ میلیون از حساب قبلی مانده.»

می‌توانید بر اساس اطلاعات ثبت‌شده مشخص کنید چه مبلغی بابت کدام معامله باقی مانده و چه پرداخت‌هایی قبلاً انجام شده است.

این دقت، احتمال اختلاف درباره ارقام را کمتر می‌کند.

جمع‌بندی

برای مدیریت بدهی و طلب مشتریان لازم نیست فرایند پیچیده‌ای طراحی کنید. کافی است چند اصل را به‌شکل منظم اجرا کنید:

  1. هر مشتری یک طرف‌حساب مستقل داشته باشد.

  2. مانده قبلی او هنگام شروع ثبت شود.

  3. هر فروش مدت‌دار با مبلغ و سررسید مشخص ثبت شود.

  4. هر دریافت، حتی پرداخت جزئی، همان زمان ثبت شود.

  5. وضعیت چک‌ها تا زمان وصول یا تعیین تکلیف پیگیری شود.

  6. مانده اشخاص و فاکتورهای سررسیدگذشته به‌صورت دوره‌ای بررسی شوند.

  7. برای مشتریان اعتباری، سقف مشخصی در نظر گرفته شود.

وقتی این اطلاعات به یکدیگر متصل باشند، برای فهمیدن اینکه چه کسی، بابت چه چیزی، چقدر و از چه زمانی بدهکار است مجبور نیستید میان دفتر، پیام‌های بانکی و فایل‌های مختلف جست‌وجو کنید.

حساب مشتریان خود را با اطلاعات واقعی امتحان کنید

اگر می‌خواهید ثبت مانده مشتریان، فاکتورهای سررسیددار و دریافت‌های مرتبط را در عمل بررسی کنید، می‌توانید دوره آزمایشی ۳۰روزه رسانیکا با همه امکانات را شروع کنید.

منتشر شده توسط رسانیکا در پلتفرم رسانیکا