مدیریت موجودی فروشگاه چگونه انجام میشود؟ از ثبت خرید و فروش تا نقطه سفارش
منبع: https://rasanika.com
مدیریت موجودی فروشگاه یعنی در هر لحظه بدانید از هر کالا چند واحد دارید، چه چیزی وارد یا خارج شده، کدام کالا در آستانه کمبود است و ارزش موجودی فعلی چقدر است. برای رسیدن به این وضعیت باید موجودی اولیه را درست ثبت کنید، خرید و فروش را بهموقع وارد کنید، مرجوعیها را از قلم نیندازید، برای کالاهای مهم نقطه سفارش تعیین کنید و موجودی ثبتشده را در بازههای مشخص با موجودی واقعی تطبیق دهید.
اگر صاحب یک فروشگاه کوچک هستید، اتکا به حافظه، دفتر یا نگاهکردن به قفسهها خیلی زود مشکلساز میشود. چند فروش ثبتنشده، یک خریدی که وارد سیستم نشده یا چند کالای مرجوعی کافی است تا عدد موجودی نرمافزار با چیزی که واقعاً در فروشگاه دارید متفاوت شود.
در ادامه، مدیریت موجودی فروشگاه را از تعریف کالا و ثبت موجودی اولیه تا خرید، فروش، مرجوعی، ارزشگذاری و نقطه سفارش مرحلهبهمرحله بررسی میکنیم.
مدیریت موجودی فروشگاه دقیقاً شامل چه کارهایی است؟
مدیریت موجودی فقط شمردن کالاهای روی قفسه نیست. یک روش قابل اتکا باید بتواند به این سؤالها پاسخ دهد:
از هر کالا الان چند واحد موجود است؟
این موجودی در نتیجه چه خریدها، فروشها و مرجوعیهایی ایجاد شده است؟
کدام کالاها به حدی رسیدهاند که باید خرید مجدد آنها بررسی شود؟
ارزش کالاهای موجود در فروشگاه چقدر است؟
آیا موجودی ثبتشده در سیستم با موجودی واقعی مطابقت دارد؟
اگر پاسخ این سؤالها در دفتر، فایلهای جداگانه یا ذهن چند نفر پراکنده باشد، کنترل موجودی دشوار میشود. روش مطمئنتر این است که ورود و خروج کالا همراه با عملیات واقعی خرید و فروش ثبت شود.
مرحله اول: کالاها را درست تعریف کنید
قبل از ثبت اولین خرید یا فروش، لازم است کالاها ساختار مشخصی داشته باشند. بهتر است هر کالای قابل کنترل یک رکورد مستقل داشته باشد تا هنگام صدور فاکتور، کالای اشتباه انتخاب نشود.
برای مثال، اطلاعات یک کالای فرضی در فروشگاه لوازم خانگی میتواند چنین باشد:
نام کالا: کتری برقی مدل A
شناسه کالا: KT-A
واحد: عدد
قیمت خرید: ۱٬۵۰۰٬۰۰۰ تومان
قیمت فروش: ۱٬۹۵۰٬۰۰۰ تومان
موجودی اولیه: ۸ عدد
نقطه سفارش: ۳ عدد
موجودی اولیه یعنی تعداد کالایی که در زمان شروع ثبت اطلاعات در سیستم، از قبل در اختیار فروشگاه دارید.
اگر فروشگاه مدتی است فعال است و تازه میخواهید کنترل موجودی را منظم کنید، بهتر است قبل از واردکردن موجودی اولیه، کالاها را واقعاً شمارش کنید. اشتباه در همین عدد اولیه میتواند باعث شود همه ماندههای بعدی نیز نادرست باشند.
در نرمافزار حسابداری آنلاین رسانیکا امکان تعریف کالا و خدمت، ثبت شناسه و واحد، قیمت خرید و فروش، موجودی اولیه و نقطه سفارش وجود دارد. برای کالاهایی که لازم است ورود و خروج آنها کنترل شود نیز میتوان کنترل موجودی را فعال کرد.
مرحله دوم: خرید کالا باید موجودی را افزایش دهد
وقتی از تأمینکننده کالا میخرید، تنها ثبت مبلغ خرید کافی نیست. باید مشخص باشد چه کالایی، با چه تعدادی و در چه فاکتوری وارد فروشگاه شده است.
یک مثال فرضی:
موجودی قبل از خرید: ۸ عدد
خرید جدید: ۱۰ عدد
موجودی پس از خرید: ۱۸ عدد
محاسبه:
۸ + ۱۰ = ۱۸ عدد
اگر ۱۰ کالا وارد فروشگاه شوند اما فاکتور خرید آنها ثبت نشود، موجودی سیستم ۱۰ واحد کمتر از واقعیت خواهد بود.
برعکس، اگر معاملهای هنوز نهایی نشده باشد، نباید صرفاً با ثبت یک پیشنهاد یا پیشفاکتور، موجودی واقعی تغییر کند.
در رسانیکا، گردش موجودی بر اساس فاکتورهای قطعی خرید، فروش و مرجوعی انجام میشود. همچنین پیشفاکتور و پیشنهاد قیمت اثر مالی و انباری ندارند.
چرا قطعی بودن فاکتور مهم است؟
فرض کنید برای خرید ۲۰ واحد کالا فقط یک پیشنهاد قیمت دریافت کردهاید. تا زمانی که خرید واقعاً انجام نشده است، این ۲۰ واحد هنوز بخشی از موجودی فروشگاه نیستند.
جدا بودن پیشفاکتور از فاکتور قطعی کمک میکند عدد موجودی بر اساس اتفاق واقعی کسبوکار تغییر کند، نه برنامه یا مذاکرهای که ممکن است نهایی نشود.
مرحله سوم: فروش باید بهموقع از موجودی کم شود
هر کالایی که فروخته و تحویل مشتری میشود باید در گردش موجودی نیز ثبت شود.
مثال فرضی قبلی را ادامه دهیم:
موجودی پس از خرید: ۱۸ عدد
فروش: ۵ عدد
موجودی جدید:
۱۸ - ۵ = ۱۳ عدد
اگر روز بعد ۲ واحد دیگر فروخته شود:
۱۳ - ۲ = ۱۱ عدد
اگر این دو فروش ثبت نشوند، موجودی سیستم همچنان ۱۸ عدد نشان داده میشود؛ درحالیکه فقط ۱۱ واحد کالا باقی مانده است.
در رسانیکا، فاکتور فروش قطعی در گردش خودکار موجودی اثر میگذارد. در نتیجه ثبت فروش و کاهش موجودی لازم نیست بهعنوان دو کار مستقل انجام شوند.
مرحله چهارم: مرجوعیها را از گردش موجودی حذف نکنید
یکی از دلایل متداول اختلاف موجودی، ثبتنکردن برگشت کالا است.
مرجوعی معمولاً در دو حالت اتفاق میافتد.
برگشت از فروش
مشتری کالایی را به فروشگاه برمیگرداند. اگر کالا دوباره قابل فروش باشد و به موجودی برگردد، این ورود باید ثبت شود.
فرض کنید موجودی فعلی ۱۱ عدد است و مشتری یک کالا را سالم مرجوع میکند:
۱۱ + ۱ = ۱۲ عدد
برگشت از خرید
ممکن است خود فروشگاه بخشی از کالای خریداریشده را به تأمینکننده برگرداند.
اگر از موجودی ۱۲ عددی، ۲ کالا به تأمینکننده پس داده شود:
۱۲ - ۲ = ۱۰ عدد
تمام اعداد این مثالها فرضی هستند.
رسانیکا امکان ثبت برگشت از فروش و برگشت از خرید را دارد و فاکتورهای قطعی این عملیات در گردش موجودی کالا اثر میگذارند.
مرحله پنجم: نقطه سفارش تعیین کنید
فهمیدن اینکه یک کالا «کم شده» کافی نیست. باید بدانید از چه سطحی به بعد زمان بررسی خرید مجدد است.
این سطح را «نقطه سفارش» مینامند.
نقطه سفارش یعنی مقداری از موجودی که با رسیدن کالا به آن، باید تأمین مجدد کالا را بررسی کنید.
برای مثال، اگر نقطه سفارش یک کالا ۷ عدد باشد، رسیدن موجودی به ۷ عدد یا کمتر هشداری است که خرید بعدی را بررسی کنید.
مقدار مناسب نقطه سفارش برای همه کالاها یکسان نیست. عواملی مثل این موارد روی آن اثر میگذارند:
میزان فروش روزانه یا هفتگی کالا
مدتزمانی که تأمینکننده برای تحویل نیاز دارد
نوسان تقاضای مشتریان
حداقل مقدار خرید از تأمینکننده
فضای انبار
مقدار سرمایهای که میخواهید در کالا نگه دارید
یک مثال ساده برای تعیین نقطه سفارش
فرض کنید فروش روزانه یک کالای فرضی بهطور متوسط ۲ واحد است و تأمینکننده برای تحویل سفارش معمولاً ۳ روز زمان نیاز دارد.
مصرف مورد انتظار تا زمان رسیدن سفارش جدید:
۲ × ۳ = ۶ واحد
بنابراین فقط برای پوشش این سه روز، ۶ واحد کالا نیاز دارید.
اگر تصمیم بگیرید مثلاً ۲ واحد هم بهعنوان موجودی احتیاطی در نظر بگیرید:
۶ + ۲ = ۸ واحد
در این مثال فرضی، نقطه سفارش میتواند ۸ واحد در نظر گرفته شود.
این عدد نسخه عمومی برای همه فروشگاهها نیست. نقطه سفارش مناسب باید با توجه به اطلاعات واقعی فروش، زمان تأمین و میزان نوسان تقاضای همان کالا تعیین شود.
در رسانیکا میتوان برای کالا نقطه سفارش ثبت کرد و داشبورد نیز تعداد کالاهای رسیده به نقطه سفارش را نمایش میدهد.
مرحله ششم: فقط تعداد کالا را نبینید؛ ارزش موجودی را هم بررسی کنید
دو فروشگاه ممکن است هر کدام ۱۰۰ قلم کالا داشته باشند، اما ارزش مالی موجودی آنها کاملاً متفاوت باشد.
به همین دلیل در کنار تعداد کالا، باید ارزش موجودی را نیز بررسی کنید.
این موضوع وقتی مهمتر میشود که یک کالا را در چند مرحله و با قیمتهای متفاوت خریداری کرده باشید.
مثال فرضی ارزشگذاری با میانگین موزون
فرض کنید از یک کالا دو خرید داشتهاید:
۱۰ عدد، هر واحد ۱۰۰٬۰۰۰ تومان
۲۰ عدد، هر واحد ۱۳۰٬۰۰۰ تومان
ارزش خرید اول:
۱۰ × ۱۰۰٬۰۰۰ = ۱٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان
ارزش خرید دوم:
۲۰ × ۱۳۰٬۰۰۰ = ۲٬۶۰۰٬۰۰۰ تومان
ارزش کل ۳۰ واحد:
۱٬۰۰۰٬۰۰۰ + ۲٬۶۰۰٬۰۰۰ = ۳٬۶۰۰٬۰۰۰ تومان
میانگین بهای هر واحد:
۳٬۶۰۰٬۰۰۰ ÷ ۳۰ = ۱۲۰٬۰۰۰ تومان
بنابراین در این مثال فرضی، بهای میانگین هر واحد ۱۲۰٬۰۰۰ تومان است.
میانگین موزون یکی از روشهای ارزشگذاری موجودی است که بهای واحد کالا را بر اساس میانگین هزینه خرید کالاها محاسبه میکند.
روش دیگر، FIFO یا «اولین وارده، اولین صادره» است. به زبان ساده، در این روش فرض میشود کالاهایی که زودتر وارد شدهاند، زودتر نیز از موجودی خارج میشوند.
رسانیکا برای ارزشگذاری موجودی از روش میانگین موزون یا FIFO پشتیبانی میکند و گزارش موجودی و ارزش کالاها نیز در نرمافزار قابل مشاهده است.
مرحله هفتم: موجودی سیستم را با موجودی واقعی تطبیق دهید
حتی اگر نرمافزار گردش موجودی را خودکار محاسبه کند، باز هم بهتر است در بازههای مشخص کالاهای مهم را واقعاً شمارش کنید.
فرض کنید گزارش سیستم برای یک کالا موجودی ۳۰ عدد را نشان میدهد، اما در شمارش واقعی فقط ۲۹ عدد پیدا میکنید.
اختلاف موجودی:
۳۰ - ۲۹ = ۱ عدد
این اختلاف باید بررسی شود.
ممکن است علت آن یکی از این موارد باشد:
یک فروش ثبت نشده است.
یک خرید ثبت نشده است.
مرجوعی مشتری وارد سیستم نشده است.
برگشت کالا به تأمینکننده فراموش شده است.
موجودی اولیه اشتباه بوده است.
یک کالا با دو نام یا شناسه متفاوت تعریف شده است.
تعداد ثبتشده در یکی از فاکتورها اشتباه است.
نرمافزار محاسبات را بر اساس دادههای ثبتشده انجام میدهد. اگر عملیات واقعی وارد سیستم نشود، خروجی نرمافزار نیز نمیتواند موجودی فیزیکی را بهدرستی منعکس کند.
یک مثال کامل از گردش موجودی فروشگاه
یک سناریوی فرضی را از ابتدا تا انتها بررسی کنیم.
فرض کنید برای کالای X داریم:
موجودی اولیه: ۲۰ عدد
نقطه سفارش: ۷ عدد
فروش اول
۱۰ واحد فروخته میشود:
۲۰ - ۱۰ = ۱۰ عدد
موجودی فعلی ۱۰ عدد است و هنوز از نقطه سفارش بالاتر است.
فروش دوم
۴ واحد دیگر فروخته میشود:
۱۰ - ۴ = ۶ عدد
حالا موجودی ۶ عدد شده و از نقطه سفارش ۷ عدد پایینتر آمده است. بنابراین باید خرید مجدد بررسی شود.
خرید مجدد
فروشگاه ۲۵ واحد کالا خریداری میکند:
۶ + ۲۵ = ۳۱ عدد
برگشت از فروش
یک مشتری ۲ واحد سالم را مرجوع میکند و فرض میکنیم هر دو دوباره قابل فروش هستند:
۳۱ + ۲ = ۳۳ عدد
برگشت به تأمینکننده
فروشگاه ۳ واحد را به تأمینکننده برمیگرداند:
۳۳ - ۳ = ۳۰ عدد
پس موجودی نهایی مورد انتظار:
۳۰ عدد
تمام اعداد این سناریو فرضی هستند.
اگر گزارش سیستم ۳۰ عدد و شمارش فیزیکی نیز ۳۰ عدد باشد، گردش ثبتشده با موجودی واقعی تطابق دارد.
اگر اعداد متفاوت باشند، بهتر است بهجای اصلاح دستی عدد نهایی، ابتدا علت اختلاف پیدا شود.
اشتباهات رایج در مدیریت موجودی فروشگاه
۱. ثبت فروشها با تأخیر
اگر کالای امروز را بفروشید اما فاکتور را چند روز بعد ثبت کنید، موجودی سیستم در این فاصله بیشتر از واقعیت خواهد بود.
برای کالاهای پرفروش، همین تأخیر میتواند هنگام سفارشگذاری یا پاسخدادن به مشتری مشکل ایجاد کند.
۲. تعیین یک نقطه سفارش برای همه کالاها
کالایی که روزانه ۲۰ واحد فروش دارد با کالایی که ماهانه ۲ واحد فروخته میشود، شرایط یکسانی ندارد.
نقطه سفارش را بر اساس رفتار واقعی هر کالای مهم تعیین کنید.
۳. توجه به تعداد و بیتوجهی به ارزش موجودی
ممکن است فقط چند واحد از یک کالای گرانقیمت بخش قابل توجهی از ارزش موجودی فروشگاه را تشکیل دهد.
بنابراین در کنار تعداد، گزارش ارزش موجودی را نیز بررسی کنید.
۴. در نظر گرفتن پیشفاکتور بهعنوان فروش قطعی
پیشفاکتور هنوز معامله نهاییشده نیست و بهتر است موجودی واقعی را تغییر ندهد.
در رسانیکا، پیشفاکتور و پیشنهاد قیمت اثر مالی و انباری ندارند.
۵. فراموشکردن مرجوعی
اگر کالای برگشتی از مشتری یا کالای پسدادهشده به تأمینکننده ثبت نشود، موجودی سیستم بهتدریج از واقعیت فاصله میگیرد.
۶. تعریف چندباره یک کالا
برای مثال ممکن است یک کالا یک بار با نام «کابل USB یک متری» و بار دیگر با عنوان «کابل USB 1m» ثبت شود.
در این حالت، موجودی یک کالای واقعی بین دو رکورد تقسیم میشود و گزارشگیری دشوارتر خواهد شد.
۷. اعتماد کامل به سیستم بدون شمارش واقعی
استفاده از نرمافزار نیاز به کنترل فیزیکی را به صفر نمیرساند. بهتر است موجودی کالاهای مهم را در بازههای مناسب شمارش و با سیستم تطبیق دهید.
برای مدیریت روزانه موجودی چه چیزهایی را بررسی کنیم؟
صاحب یک فروشگاه کوچک لزوماً به دهها گزارش روزانه نیاز ندارد. چند کنترل ساده میتواند کافی باشد:
بررسی کنید خریدهای انجامشده ثبت شدهاند.
فروشهای روز را بدون تأخیر ثبت کنید.
مرجوعیهای خرید و فروش را فراموش نکنید.
کالاهای رسیده به نقطه سفارش را بررسی کنید.
موجودی کالاهای مهم یا پرفروش را زیر نظر داشته باشید.
در بازههای مشخص، گزارش موجودی و ارزش کالاها را مرور کنید.
موجودی فیزیکی کالاهای مهم را با موجودی سیستم تطبیق دهید.
هدف این نیست که صاحب فروشگاه تمام روز مشغول شمارش کالا باشد. هدف این است که اطلاعات خرید و فروش آنقدر منظم ثبت شوند که هنگام تصمیمگیری درباره خرید بعدی، به عدد موجودی اعتماد داشته باشید.
نرمافزار حسابداری چگونه به مدیریت موجودی فروشگاه کمک میکند؟
برای کنترل موجودی، نرمافزار زمانی مفید است که ثبت عملیات روزانه را به گردش کالا متصل کند.
یعنی اگر خرید ثبت میکنید، ورود کالا نیز منعکس شود؛ اگر فروش قطعی میشود، موجودی کاهش پیدا کند؛ و اگر مرجوعی اتفاق میافتد، اثر آن نیز در موجودی دیده شود.
قابلیتهای مرتبط رسانیکا با این فرایند شامل این موارد است:
تعریف کالا همراه با شناسه، واحد، قیمت خرید و قیمت فروش
ثبت موجودی اولیه
تعیین نقطه سفارش
فعالسازی کنترل موجودی کالا
گردش خودکار موجودی بر اساس فاکتورهای قطعی خرید، فروش و مرجوعی
ثبت فاکتور خرید و فروش
ثبت برگشت از خرید و برگشت از فروش
ثبت پیشفاکتور و پیشنهاد قیمت بدون اثر مالی و انباری
ارزشگذاری موجودی با میانگین موزون یا FIFO
گزارش موجودی و ارزش کالاها
نمایش ارزش موجودی در داشبورد
نمایش تعداد کالاهای رسیده به نقطه سفارش
اگر چند نفر در فروشگاه با سیستم کار میکنند، دسترسی چندکاربره نیز میتواند کاربردی باشد. در رسانیکا نقشهایی مانند مالک، مدیر، حسابدار، فروش، انبار و مشاهدهگر وجود دارد و مالک میتواند نقش اعضا را مدیریت کند.
رسانیکا نرمافزاری تحت وب و بدون نیاز به نصب است و رابط فارسی آن مبالغ را به تومان ثبت میکند.
چکلیست راهاندازی مدیریت موجودی فروشگاه
اگر میخواهید از امروز کنترل موجودی را منظم کنید، این ترتیب عملی میتواند نقطه شروع مناسبی باشد:
فهرست کالاهای فعال فروشگاه را تهیه کنید.
برای هر کالا یک نام و شناسه مشخص در نظر بگیرید.
واحد هر کالا را تعیین کنید.
موجودی واقعی کالاها را شمارش کنید.
موجودی اولیه را ثبت کنید.
کنترل موجودی را برای کالاهای موردنظر فعال کنید.
برای کالاهای مهم نقطه سفارش تعیین کنید.
تمام خریدهای جدید را ثبت کنید.
فروشها را بدون تأخیر وارد کنید.
برگشت از خرید و برگشت از فروش را جداگانه ثبت کنید.
کالاهای رسیده به نقطه سفارش را مرتب بررسی کنید.
گزارش موجودی را در بازههای مشخص با شمارش واقعی مقایسه کنید.
نقطه سفارش کالاها را با توجه به فروش واقعی و زمان تأمین بازبینی کنید.
جمعبندی
مدیریت موجودی فروشگاه از یک اصل ساده شروع میشود: هر ورود و خروج واقعی کالا باید در اطلاعات موجودی منعکس شود.
موجودی اولیه نقطه شروع است. خرید کالا موجودی را افزایش میدهد، فروش آن را کاهش میدهد و مرجوعی نیز باید در جهت درست ثبت شود. بعد از آن، نقطه سفارش به شما کمک میکند قبل از کمبود کالا زمان بررسی خرید بعدی را تشخیص دهید.
در کنار تعداد کالا، ارزش موجودی را هم باید زیر نظر داشت؛ زیرا تعداد بهتنهایی نشان نمیدهد چه مقدار از منابع فروشگاه در کالاها قرار گرفته است.
اگر میخواهید این فرایند را با اطلاعات واقعی فروشگاه خود در یک سیستم تحت وب امتحان کنید، میتوانید دوره آزمایشی ۳۰روزه رسانیکا با همه امکانات را شروع کنید.